節省開支 有利環保 製衣業流程無紙化達致雙嬴

　　全球暖化知多少?

　　剛剛進入夏天風季﹐除再次感受到颱風的威力外﹐颱風蘊釀期間﹐天氣格外悶熱﹐香港天文台近年曾發出有史以來最長的150小時酷熱天氣警告﹐市區溫度多次突破紀錄。聯合國政府間氣候變化專業委員會(IPCC)指出﹐全球地面氣溫在二十世紀平均上升了0.6度﹐預測在本世紀內再增加1.9至6.4度﹐暖化速度史無前例。作為地球邨的一份子﹐企業可從既省錢又環保的方向思考如何改善日常運作﹐同時為保護地球出一分力。

　　培養節省意識

　　服裝行業用紙的驚人程度﹐在眾多行業中算數一數二。由布咭﹑物料咭﹑客戶檔案﹑製單﹑生產計劃﹑各種各樣的報告﹑審批文件...等等﹐每一種文件在公司內還可能有多份的複印本。一家在香港約有二百多人的服裝生產企業反映﹐一年花在打印及傳遞文件的成本近百萬﹐還未計算找文件﹑處理時間及存倉成本等。可想而知﹐能節省的空間很多﹐在邊際利潤狹小的經營情況下﹐企業節省的意識尤其重要。

　　利用DMS和WFMS

　　DMS(文件管理系統)及WFMS(流程管理系統)在其他行業的應用十分普遍﹐例如銀行業﹐客戶申請信用咭﹐申請文件便會經DMS把文件數碼化及自動分類﹐然後經流程管理系統(WFMS)將數碼檔案傳送到每一個預設的部門審批。系統還會自動跟催每個部門的審批工作﹐確保部門的工作不會遺漏﹐最後發出部門的審批效率報告給管理層參考﹐以完善整個工作流程。

　　製衣廠應用實例

　　有製衣同業剛好搬遷辨公室﹐赫然發現有極其大量的文件﹐難以分辨哪些應該保留﹖哪些可以丟棄﹖唯有花很多搬運費及騰出辦公地方放置。幸而管理層由此意識到公司文件處理的重要性﹐積極實施文件及流程管理系統﹐把大量文件化為數碼檔案﹐立即省下了大量的存放空間。透過電腦分類及關鍵字搜尋功能﹐員工節省了大量找尋文件時間﹐文件數碼化後﹐又可透過電腦系統作流程管理。如：生產計劃審批流程﹐原有做法是要求生產計劃員先填寫生產計劃表﹐交給部門主管簽名審批﹐再給經理簽名確認﹐然後再交給生產部﹐生產部門查閱後簽名及影印一份給生產計劃部以表示確認計劃及執行。管理改善後﹐生產計劃部只需在電腦填好生產計劃表﹐按一下遞交鍵﹐系統便會根據預先設定的公司架構表及流程控制步驟﹐自動把生產計劃表傳給部門主管﹐部門主管審批後﹐系統便自動把申請傳到部門經理及生產部作確認﹐隨即電腦便會通知生產計劃部生產計劃已經接納及執行﹐大大縮短了文件傳遞的時間及避免了傳遞間遺失的機會﹐營運和溝通效率得到提昇。

　　如何踏出第一步?

　　“分工流程圖+檔案分類+關鍵字設立”這三大法寶是文件及流程管理開始的重要一步。分工流程圖(deployment workflow diagram)能清晰地把各部門/員工的工作分配好﹐令各執行部門/員工明白自己在流程中的角色及影響。流程管理系統設定者便能依照分工流程圖設定資訊傳遞程序。檔案分類工作是利用樹形圖(Tree Diagram)把公司的文件歸類﹐訂立有意義的文件編號﹐例如製單編號UBSM0319E即代表美國(Usa)的客戶Boyme﹐訂單是恤衫(Shirt)﹐男裝(Male)﹐三月十九日入單(0319)﹐有鏽花要求(Embroidery)﹐定立公司共同的文件編號對內部溝通效率提昇有意想不到的功效。置於關鍵字﹐相信在互聯網搜尋器如此普及的年代﹐不難理解關鍵字對資料的重要性﹐只要三管齊下﹐再加上DMS及WFMS的協助﹐省錢又環保的管理改善便能水到渠成﹐達致雙嬴效果。

　　製衣業訓練局 吳振瑋